嘉宾 | 史凯
撰稿 | 涂承烨
汇报不是目的，是沟通手段。用正确的方法组织汇报，沟通更顺畅，事半功倍。一切的美好，都是精心准备的结果。
技术人员做汇报，经常会出现“讲粗讲细领导都听不懂”、“讲多了时间不够，讲少了没有突出重点”的情况。那么，如何做一场高质量的高层方案汇报呢？
2022年9月3日，在51CTO主办的WOT全球技术创新技术大会上，原阿里云中国区咨询总经理、《精益数据方法论-数据驱动的数字化转型》作者、精益数据方法论创始人史凯带来了主题演讲《技术人如何做高质量方案汇报》，从技术人的视角，将二十年的汇报经验梳理了“53444模型”，帮助技术人员突破“不会做汇报”的难题。
现将演讲内容整理如下，希望对诸君有所启发。
高质量方案汇报的5大要素
1、目标明确
最关键的是“目标明确”，出发之前一定要知道你去哪里，一定要方向正确。我见过很多汇报，有的汇报讲完以后，听汇报的人都不知道这个汇报的人想要干什么。听你表达了一下自己的情绪，秀了一下你自己的能力，但是你到底需要听汇报的人干什么，这是最重要的。我们组织汇报的时候，要站在对方的角度去思考。你希望这个汇报得到什么？听汇报的人希望从这个汇报里得到什么？所以，目标要明确。
但如何能够做到目标明确，并且达成这个目标呢？我把高质量汇报总结成4个词：内容清晰、逻辑顺畅、呈现易懂、问答准确。
2、内容清晰
内容的质量要高，不能攒了一堆PPT，也没有讲清楚到底要讲什么内容。
3、逻辑顺畅
什么是逻辑？逻辑是解决问题的过程，是思考问题的方法。很多时候一个汇报逻辑不顺，跳来跳去。
4、呈现易懂
让听汇报的人一看材料、一听你讲，他就知道你要表达的是什么，很清晰，他不用去思考。
5、问答准确
一般做汇报，大家不仅要准备汇报的过程，你去讲，你还要准备一下我讲完这些内容它有什么问题没有，它如果有问题，我如何去回答。
这是高质量汇报的五大要素，大家可以按照这个框架去思考和准备，回顾你的汇报。
领导（特指高层领导）听汇报的逻辑：
- 在向高层领导做汇报的时候，他关注的是他有没有听懂你在讲什么。
- 他有时候会有一些担忧，会不会你是通过这个汇报，引导他去做一些事情，他会有一种防范的心态。所以有一种逻辑，高层的时间比较短，不会特别关注细节，更关注的是逻辑，上下是不是金字塔结构，是不是一步步推理出来的，如果逻辑是正确的，他就认为结果是正确的。
- 呈现清晰，观点明确，你一定要让他快速地找到你想让他看到的地方。
- 如果你还能做到这个汇报里边有几句话、几个观点、有一些你想表达的底层的逻辑或者是你的技术的一些先进性，让他能够认可的话，你这个汇报就是加分项。
高质量方案汇报的3大阶段
我们如何准备汇报材料呢？可以分为三个阶段：汇报前、汇报中、汇报后。
汇报前
做好准备、对齐目标、准备材料。
汇报中
专业呈现，灵活应变，同时汇报的过程中可能领导会提问题。
汇报后
快速地把汇报形成的结论和动作形成纪要，然后快速跟进。
汇报前4大检查要点
关于汇报前的检查，大家可以检查这四个关键的要点。
● 对齐目标。你一定要清楚地知道这场汇报的目标是什么，一定不是说就想在领导面前露个脸，很多时候如果你不准备好，你的露脸可能减分了。一定要想清楚你要什么，而且要站在对方的角度思考他要什么，把这两个目标对齐。如果你发现你要的东西，他可能通过这次汇报他给不了你，你就要想想是不是要进行这次汇报。
● 准备内容。一定要围绕目标去准备你的材料，去准备你的Q&A。
● 勘察现场。如果是非常正式的场合汇报，面对很多人，你可能要看一下现场，比如现场是培训式的汇报还是圆桌式的汇报，你是坐着讲还是站着讲。
● 问答预案。准备一下他可能问的问题和你的回答。
对齐目标
以终为始，一定要思考清楚你想要表达什么，达成什么目的。比如，有的是晋升汇报，可能你要思考的是你的过去和现在的晋升之间还有哪些差距，领导对你的期望是什么，你是不是满足了，包括你的晋升优点，要对齐目标去准备你的材料，这是最重要的。同时，要思考一下在这个汇报过程中你需要领导或者说需要被汇报的对象做什么。
一般来讲我们会这么操作执行，在开头的时候就开宗明义讲清楚我这个汇报是干什么。我是一个过程型的汇报，让领导知道一下我的进展，让他提提意见？还是希望他最后拍板，把这个预算给我，把headcount（成员总数）增加，把我的项目批了？不同的目的，这个材料组织内容的轻重都是不一样的。在结尾的时候，建议大家用一个表格或者是其它的形式，把需要跟进的内容清晰地列出来。听汇报的人在听完以后，他就知道需要做什么，包括你需要做的事情给他看，让他清楚地知道，并提提意见。这种方式可以把目标很明确地对齐。
准备内容
不同的汇报材料可能内容的组织方式、逻辑关系都不太一样，我这里不深入业务的内容去分析，我讲一些通用的技巧。
金字塔结构
一张蓝图画到底，一个目录全贯通，汇报的时候一定要有一条主线，最怕的就是没有目录或者目录不是很清晰，领导开始还知道你要讲什么，等陷入到细节之后他已经完全不知道你在讲什么，他甚至要翻回去看才知道原来你讲的是这一页，所以主目录非常重要。一定不要让听汇报的人去猜、去找、去翻、去问。最好的汇报是听汇报的人不用去问你现在讲的是什么内容的问题，他能基于你的问题去深入地思考。
呈现方式是，比如我们做架构汇报，我们把一个大的架构图摆在这里，放在最前面，讲到哪个模块的时候，我把这个架构图做成一个小地图一样，把小地图放在旁边，把讲的地方highline（高亮）出来，这样领导就清楚了，这是一个很实用的技巧。
一个目录全贯通。我经常给大型企业做数字化转型的目录（PPT），就很清楚。业务方说要做转型，第一个问题是为什么要转型。第二个问题，转什么。第三个问题，怎么转，什么行动？用这样一个目录把整个材料全部贯穿起来，这样就非常清楚。听汇报的人也听得非常清楚，就完全沉浸在你讲的内容里，不会lost（迷失），不会说你在讲什么，你讲的东西现在到哪里了，一旦他陷入这种状态，你的汇报大概率是失败了。
重点突出
先讲结论，再讲过程。我早期做技术的时候有一个不好的现象，这也是技术人员在早期很多的特性。我特别喜欢去讲过程，代码是怎么写的，架构是怎么设计的，为什么这个地方要用一个抽象类，体现我们在工作过程中的一些特别难忘的事情。但是这些点不一定是听汇报的人关心的，他关心的是结论。
观点醒目。如果是PPT的汇报，你有讲解，解释性的文字越少越好，否则可能听汇报的人就看字去了，就不听你讲了，除非你认为你那些字就能够完全把你想讲的内容完全表达出来。
重点突出。突出重点的方式有很多种，布局、文字颜色、字体粗细等。总的来讲，一个总的原则：你写完PPT、写完材料，你自己看一遍，是不是每一页你第一眼看上去你最想表达的内容就是你最醒目能看到的。如果做到了这一点，就是重点突出。如果你的内容特别多，看半天都找不到自己重点想表达的内容，听众和被汇报对象也是一样的。而且很多时候我们自己的逻辑自己是清楚的，但是对方不一定。所以，一定要通过呈现的方式去把这个重点突出出来。
简洁易懂
很多时候我发现大量做汇报材料的一个通病，恨不得把更多的信息、更多的文字呈现在材料里面。这个很正常，就像我现在写本书，我写完了大概40万字，编辑让我去删，真舍不得删。我觉得每句话、每个字都是有价值的，就像写PPT也是一样，你会觉得这一块我想表达这个内容，那一块我想表达那个内容，都是有价值的。但是站在对方的角度，如果他不理解你的专业或者是他对你做的事情没有那么详细了解，他实际上这么短的时间想看到的就是最关键的东西。所以，少即是多，简单呈现。
我发现在很多技术型汇报里，跟领导汇报的时候“大数据平台”、“数据平台”等名词，这些是我们很多自己做技术的人认为很清晰的名词，但是可能差一个字、少一个字，我们认为没问题，但是对方听不懂。所以，文字一定要统一，每一个词从头到尾中间不要变，你只要变了，他可能就听不懂，可能认为就是两件事。
举个例子，我们每个人都认为我们所了解的内容和信息，可能全世界都会懂，但实际上完全不是这样。我原来做规划的时候，看到有的小朋友们写的PPT内容，“演进线路”和“演进路线”、“数据中台”和“数据平台”、“混合云”和“云平台”、“行业对标”和“对标分析”。在专业领域内，我们一看就知道这是同一个事，而且我们都不会关注这些细节。这很正常，因为我们理解它的内容，理解它的内涵，能快速抓到这个点。这就是为什么我们会看到中文的表达，你哪怕把那个顺序翻过来好像都能读懂，这是因为我们是中国人。但你让一个老外看，完全不知道什么意思。所以，有的时候我们在跟高层汇报或者是不懂你现在做的工作细节的人汇报工作的时候，就要把他当作“小学生”，要有同理心，不要让他去找，也不要让他去猜，只有这样他才能真正理解你想表达的内容，只有这样他才能把他的时间和精力、注意力放到你想跟他去沟通的事情上，否则他有很大一部分的时间都是在思考你这个词是什么意思，这两个是不是不一样，这种现象是非常突出的。所以，一定要贯穿一致。
四大反面典型：
（1）领导不知道你在讲什么
（2）逻辑不延续
我们在组织一个汇报的时候，故事线的梳理agenda也好，table content也好，目录也好，是最重要的。故事线梳理清楚，听的人就会很舒服，最怕跳来跳去，讲到中间的时候，你自己觉得这里有个东西很重要，你把它加进来重点讲，对方不知道你加进来的这个内容跟你的目标之间的关系。所以，这是逻辑不延续。
（3）没有重点，听众迷失
有的时候我们会发现在一个材料里放了很多蓝图，放了很多技术关键点，最后你又没有一个总结，领导记录哪个才是最重要的呢？所以，这是重点不突出。
（4）不知道要干什么
听完了以后不知道你要干嘛。你是希望我给你审批你想要的项目，还是想听完这个汇报以后拍拍你的肩膀说“小伙子，你很棒”。所以，这是目标不明确。
以上是四大反面典型，我们可以参考一些小的技巧，在组织材料、写材料和去汇报的过程中，可以注意的一些小事项。
（1）统一的话术和名词
（2）通俗易懂的名词：你要站在对方的角度，用他能听懂的通俗易懂的词去表达。
（3）用领导讲话的原话：你在跟高层领导做汇报的时候，要引用你们公司或者是领导，或者是大家都明白的原话或者是术语，这就减少了让他去理解和教育的成本。
（4）用大家都懂的比喻：如果要用一些比喻的话，一定要用一些通俗的比喻，不要举一些别人听不懂的，显得你很高深的比喻，这样可能你讲完比喻，你要花5分钟去解释你讲的是什么意思。因为我们不是在讲脱口秀，我们是在做汇报，做汇报是有业务目标的，是要达成目的的。
问答预案
汇报的过程中，我们会面临提问。在准备提问的时候，我们要把三个关键要素提前想清楚。第一，在场听汇报的人有哪些，谁会提问。第二，他可能会问什么问题，肯定要站在他的角度去思考，他的岗位职责、他跟你汇报的这件事情的关系。第三，他如果问了这几个问题，我应该怎么回答？这个非常重要。
当我们把材料准备好了，问题也准备了。如果这个问题很重要，我们也去看了现场的布置。看现场布置有的时候我们会觉得不重要，但是由于我做的汇报和参与的汇报非常多，给大家举一个小例子。
有一次我们给一个大型的国央企董事会做项目汇报，本来计划是在一个大礼堂汇报，下面全是专业用户，领导坐上面，PPT在前面。由于他们内部不知道什么原因的变化，把这个汇报的场所换成了一个非常长的大圆桌、中间有花盆的办公室。幸好我们前一天去踩点，发现一个什么问题？大堂汇报，所有的人的方向都是在一个方向，把PPT往那儿一摆大家都能看清楚。但如果是一个大圆桌，领导们又坐一圈，两边都有人，你的PPT屏幕一个是不够的，别人看不清楚。因此，临时赶紧做了调整。所以，重点的汇报，现场的勘察非常重要。
做完汇报前的4大检查点以后，我们就可以进入到汇报中阶段了。汇报中，大家可能觉得比较简单，就是去介绍，的确也是这样。所有的汇报中，最重要的是紧张、活泼，或者叫专业，并且又不是那么拘谨。
汇报中4大注意事项
汇报中4大注意事项：
- 声音洪亮。有气场，吐字清晰，面向客户。
- 注意节奏。最怕像念作文一样很平地把文字念出来。
- 观察互动。你要注意看关键的stakeholder（干系人）有没有在睡觉，有没有在干别的事，你要用你的行动，用你的语气，用你的停顿去吸引他的注意力。
- 灵活机动。因为在汇报的过程中可能会发生很多意外的情况，也有可能会中途有领导说你讲得挺好，我问个细节问题。
汇报后4大跟进动作
汇报完以后，建议大家要做四大跟进的动作。汇报本身只是一个沟通，不是目的，哪怕你在会上得到了结论，依然需要在会后去跟进，去把它落实下来。所以，汇报以后我们要有跟进四大动作。这四大动作的根本目的就是形成闭环，把这个事情圆满完成。
- 会议纪要。如果你汇报的对象是客户，或者是你业务部门的领导，最好你自己或者你的团队要有一个小会议纪要。有的时候汇报会由企业的秘书记录，但坦率来讲他可能听不懂，他记的东西跟你想表达的东西可能不一样，他所理解的领导想做的事和你最后理解的可能不是一回事。所以，你一定要看一下这个会议纪要，一定要确保这个会议纪要是你所理解的正确的纪要和行动，非常重要。
- 行动计划。在会议纪要里，把行动计划列出来，而且建议大家会后把那些对你的工作、对这件事情非常重要的stakeholder（干系人）的action（行动），要向他确认，这个非常重要，否则这个很有可能会有一种情况是会开了却没有达到你预期的效果，最后行动没落实下去。汇报完了之后，需要将决议、计划变成行动。你所认为的行动没有落实下去，别人就会产生误解。
- 问题澄清。经常在会上，领导会说这个问题会后我们跟进一下，或者说这个问题还不是很清楚，一定要第一时间把这个问题做澄清。汇报的结果和内容，对于领导和其它部门来讲，可能讲完了就忘了。所以，你要作为最紧张的人要去跟进这些问题的落地。
- 持续更新。以这次汇报为一个起点，持续地更新你的计划和进展，这样你的工作才能持续地朝你所希望的方向去推进。
