由于项目的失败率依旧让人头疼，许多项目经理开始向数据寻求帮助。正确使用数据可以消除决策中的猜测成分，并提供项目经理可以用来指导其团队的切实支持。数据已经证明了其在帮助项目经理安排工作、分配资源、提高效率、降低成本以及更有效地管理风险方面的价值。
项目经理利用数据的关键手段是使用商业智能和商业分析。商业智能(BI)是一种软件和流程的组合，用于收集、存储和分析各种来源的大数据，并将这些数据转换为有用的信息。商业智能被认为是数据分析的一种描述形式，因为它侧重于利用过去和现在的数据来收集对特定过程中已经发生或当前正在发生的事情的见解。商业智能使得公司和项目管理部门能够访问实时的指标，以支持更好、更快的决策，并提高对项目、流程及其结果的可见性。
另一方面，商业分析(BA)则被认为是预测性的，因为它会专注于“为什么”，以帮助对未来做出更明智的预测。通过商业分析，可以对数据进行分析，以更好地预测挑战并适应以提供更好的结果。
前瞻性的项目管理经理已经认识到项目决策和行动需要可靠的事实数据的支持。成为一名真正的数据驱动的项目经理意味着需要在项目规划和执行阶段的各个方面提高你的水平--尤其是在分配和管理稀缺而宝贵的资源方面。
下面让我们来看看可以如何将数据分析集成到项目管理实践当中去，以便能够极大地提高项目成果。
匹配、分配和调度资源
对于项目经理来说，资源管理向来是一个棘手的领域，因为资源通常是稀缺的，并且总是在变化的，这使得在任何给定的项目中都很难规划和分配资源的使用，更不用说是在有多个项目争夺资源的时候了。而数据是围绕资源的可用性和分配做出有效决策的关键。项目的成功将取决于能否匹配技能、分配最佳资源和安排可用资源。
通过访问过去和当前项目的数据，项目经理可以更好地为当前项目分配资源，并更好地规划未来项目。通过在一个地方收集和分析数据，项目经理可以确定哪些资源没有得到充分利用或被利用过度，使他们能够在必要时转移资源并相应地安排时间。
使用独立的Excel表格而不是集成到项目管理套件中的商业智能工具的公司通常会处于劣势。集成的商业智能工具不仅可以减少因为员工被过度利用，从而超出他们能力范围，并可能被耗尽的机会，还可以用来确保项目时间表是现实的，并确定可能成为实现这些时间表的障碍的风险因素。项目经理可以使用数据来开发资源管理KPI，例如资源冲突或是按时完成任务的指标。
提高效率
商业智能可以帮助项目管理部门发现和改善繁琐的内部工作流程或基于技术的效率问题，从而提醒项目经理需要进行的变革，以改善利益相关者和项目团队之间的联系、合作和沟通。通过发现和解决效率低下的问题，项目团队将可以专注于更高价值的工作，并更快地交付项目。
只有能够收集关于现有流程和低效率的数据，项目经理才能识别出瓶颈和其他基于流程的障碍，并开辟出一条变革之路。商业智能可以隔离无效或低效的流程，提高整体的决策效率。它也有助于制定KPI，如计划的与实际花费在任务上的时间、人为错误或变更请求的数量。
管理风险
风险可以有许多不同的形式，既有内部来源，也有外部来源。风险所造成的威胁可能对项目、整个计划或项目组合产生较小或较大的影响。当涉及到风险和合规性时，许多公司仍然处于被动模式，而不是主动去使用商业智能工具来提前应对潜在风险。
风险和合规性管理是商业智能在识别问题方面可以发挥关键作用的最关键的领域之一。数据为项目经理提供了具体的信息，可以将许多类型的风险从过去和当前的项目中分离出来，并使他们能够重新思考他们的风险管理策略，从而避免被动。
利用商业智能和商业分析工具
获得可操作的洞察力的关键是确定做出关键决策所需的数据类型--尤其是在不确定的时期。必须仔细评估商业智能和商业分析工具的功能，以确保它们能够为项目管理部门提供相关的实时洞察力，从而支持公司的项目和投资组合目标。以下是一些你需要寻找的关键特性。
在项目管理工具中内置或集成大量的商业智能和商业分析功能不应该是你的首要任务;相反的，更有益的做法是专注于拥有正确的特性，包括：
- 只需点击按钮即可导入和更新数据
- 具备对资源规划和管理进行综合“假设”分析的能力
- 建模和预测能力
- 实时定制的一目了然的仪表板
- 安全的基于角色的访问
- 清晰的可视化图表和图形
- 简单的拖放界面
- 易于深入到细节的能力
- 与其他应用程序的无缝集成
- 为远程工作人员提供安全的移动访问
- 为所有用户角色提供快速便捷的自助服务选项
- 能够轻松地与其他利益相关者分享信息
- 报告功能
虽然商业智能的特征和功能可能因项目而异，但项目经理应确保能够在其数据策略中强调商业智能对改善其特定项目成果至关重要的功能。这样做将使他们能够有效地利用商业智能来获得可操作的见解，无论是在资源管理、风险评估方面还是在建立更高效的流程和沟通方面。
